物業管理公司管理制度 規章制度

　　《員工手冊》主要闡述員工在公司工作中會遇到的一系列勞動權利、勞動義務以及聯繫方式問題的解答，即作爲物業管理公司員工身份的要求。在這方面，員工通過《員工手冊》的學習，可做到無師自通，瞭解公司的概況和作爲員工所擁有的權利及應盡的義務。
　　《員工手冊》的制訂有二方面的依據。第一是依據《勞動法》；第二是依據物業管理工作的特點。其具體內容包括以下幾個方面：
　　１.總經理致辭；
　　２.公司簡介；
　　３.公司組織系統及主要部門結構的圖示說明；
　　４.勞動條例；
　　５.員工福利；
　　６.員工守則；
　　７.獎勵與懲罰；
　　８.安全消防；
　　９.附則。
　　下面是新加坡江山財團物業管理部《員工手冊》中有關工作守則的節錄。僅供參考。
　　示例：
　　員工守則
　　（一）管理人員須保持制服整齊清潔，儀表端莊、精神飽滿。
　　（二）對待住戶、訪客、同事和各階層人士，均應以禮相待，保持彼此間良好關係。
　　（三）必須嚴格遵守大廈輪值時間，按時上、下班（交接班），不得無故遲到、早退。遇有特殊情況需請假時，大廈管理人員應事先取得大廈負責人同意，而大廈負責人之請假則需獲得公司負責人之同意。
　　（四）管理人員不得在當值時間內爲個別住戶做職責範圍以外及對私人服務的工作。
　　（五）管理人員不得參與樓宇買賣或租賃事務，若業主、住戶提出要求，應請其直接向公司詢問。
　　（六）大廈負責人應該執行公司之各項指示，並定期召開該大廈各級員工的會議，向公司做定期工作彙報。大廈員工須服從大廈負責人之工作調配及崗位編排。
　　（七）不準損壞公司信譽和對公司有欺詐及不誠實行爲。
　　（八）不得假借公司名義或利用職權對外做有損公司聲譽或利益之行爲。
　　（九）不得向業主、住戶或與公司業務有關的任何人士收受或索取任何形式的禮物、賞錢。
　　（十）所有公物不得用於私人方面，不得故意疏忽損壞公司財物，對各公物如有損壞，須負責賠償。
　　（十一）颱風襲深期間，各員工必須依時當值，堅守崗位，並按照公司所頒佈之指示進行防風，防雨工作。
　　（十二）必須遵守和執行公司所發出的一切通告辦事。
　　管理工作
　　（一）按照規定時間當值，不可擅離職守。
　　（二）在當值時不得飲酒、吸菸、打嗑睡、閱報、看書、聽收音機或與同事閒談、開玩笑。
　　（三）每日上班時間，必須穿着公司規定的制服及配戴職員工作證，完成自己崗位職責。巡視各層樓宇及走火通道，巡視時須特別留意大廈清潔及有否損壞、破舊需要維修的地方，並進行登記。如遇有不尋常事件，應立即處理、記錄並及時向上級報告。
　　（四）颱風或雷暴豪雨期間，管理人員必須按照公司所頒佈之“颱風期間員工當值程序”上班，並按“颱風及雷暴豪雨措施”做一切防風、防雨工作，以保護公共財產，防止意外或水浸等。
　　（五）服從上級指導，完成所指定的工作。
　　（六）留意各種公用設備有否被破壞或塗污，並通知有關人員修理和清除，必要時須協助維修工作。
　　（七）執行各項任務時，必須要有禮貌。謹記“服務至上、禮貌第一”。
　　（八）如有住戶發生意外，例如：受傷、暈倒等，應即協助其家人招呼救護車或代辦報警。
　　（九）熱情接待來訪人員，詳細記錄住戶投訴，並迅速處理。不屬於自己職責範圍內的，則立即通知有關人員處理解決。處理情況立即向上級報告。
　　（十）管理處須設置急救箱，配備急救用品，如繃帶、棉花及搶救藥品等。同時放置部分緊急維修之工具，以備臨時急用。
　　（十一）大廈公共地方之鎖匙，如：電制房、機房、泵房等，必須小心存放，以備緊急時使用。若有需要外借鎖匙時，必須登記借用人姓名及身份證，用後及時歸還。
　　　　保安工作
　　（一）必須明瞭和掌握大廈內各種保安設施之操作和效能。例如：對講機、警鐘、密碼鎖、閉路電視等。更須善用各種已有的設施，以免減弱防盜效果，特別強調大門必須緊閉，住戶出入可自備防盜門匙或密碼鎖，訪客則可用對講機。嚴禁大門常開，防止壞人有機可乘。
　　（二）應熟悉大廈內各住房、記識住戶之姓名、年齡、家庭成員職業及聯絡電話。此等資料必須保密，不得泄露。
　　（三）與住戶保持密切聯絡，以便就保安問題，經常交換意見及互通消息。
　　（四）各更管人員交接更時應傳達防盜信息，做好交接班記錄，以備覈查，務令保安人員高度警惕。
　　（五）嚴禁藉詞推銷之人士進入大廈。尤其是自稱公務人員或公共機構職員，更應查驗身份證、文件，如有疑問，應致電有關機構查詢。
　　（六）應有禮貌的詢問任何進入大廈的來訪客人，登記身份證或工作牌招。如有懷疑，應用對講機與有關住戶聯絡。如訪客攜帶可疑物品時，更須提高警覺。
　　（七）當值管理員至少每兩小時巡樓一次（但不固定時間），以免壞人乘隙而入。巡樓時必須有警覺性，特別注意樓梯、走廊、電錶房及其它隱蔽地方、通道等，以確保無可疑人物匿藏大廈內伺機作案。留意公衆地方之間邊暗角，後蒼水渠側、水箱底是否預先藏備盜竊工具等。
　　（八）如聽到住戶呼救或發現可疑人物，須立即報警並封閉大門及其通道，以等待警方人員到場處理。切勿魯莽採取行動而不知會警方。
　　（九）切記管理人員只有一般市民之拘捕權，並無搜查權力。因此，拘捕疑犯後，應儘快交公安部門處理。
　　（十）本大廈安裝有警鐘、閉路電視，以監視各大堂、電梯，以加強治安保衛工作。若鄰近大廈在建設中，則更應加倍小心，以防被壞人利用做爲犯罪的橋樑。
　　（十一）詳細記錄各有關政府部門電話，以便需要時尋求協助。
　　（十二）若發生罪案，應採取下列步驟協助破案：
　　１.立刻報案，並留在現場直至公安部門到達，遇有傷員（被害人、案犯）應立即搶救和監護。
　　２.切勿移動、也不允許他人移動、觸摸、踐踏現場物品，協助公安部門保留證據，方便調查工作。
　　３.切勿開動風扇，冷氣機或其他電器用具，以免證據破壞。
　　４.禁止任何人在現場走動，以方便公安部門到現場調查。
　　５.向公安人員提供有關罪案詳情，如案發經過，與本案有關人物之像貌、衣着、有關之車牌號及壞人逃走方向等。
　　公衆衛生
　　（一）清潔工人必須依時清潔大堂、走廊、樓梯、電梯、停車場及天台等公用地方。
　　（二）勸喻各住戶勿將垃圾桶或垃圾袋置於走廊、樓梯等公用地方，以免影響衛生和阻塞通道。請放入通往樓梯門旁的垃圾桶內。
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　　（三）如發現有雜物棄置於走廊、天台或樓梯間，應勸喻住戶自行搬往附近的垃圾收集站。如無法找到住戶，除清潔工人清理外，並登記在管理處記事簿內，向上級報告。
　　（四）如發現天台、天井或公用地方積存污水，應立即清理，以免蚊蟲滋生。難以清理的地方，可暫時淋上油渣，阻止蚊蟲繁殖，再研究處理方法。
　　（五）如發現屬於本樓宇之污水渠及沙井等淤塞或破爛，應速安排修理。
　　（六）勸喻住戶淋花時要特別小心，勿將水淋到陽臺外面，以免影響下層和下面行人。
　　（七）如發現冷氣機滴水或發出大量熱氣或噪音時，勸喻住戶從速修理，以免影響鄰居和市容衛生。並根據城管條例，影響市容者，處以罰款。
　　（八）如有需要，通告或口頭勸喻住戶切勿拋垃圾出窗外，既影響衛生，又可能打到過往行人身上，也不得將可引致淤塞之雜物投入廁盆及污水渠內。
　　（九）若上層住戶之水喉或水渠破爛而導致下層天花板滲水，則通知上層住戶修理，如無結果，則應詳細記錄及請求上級處理。
　　（十）如有不顧公共衛生的住戶，經屢次勸告仍不改善，應做詳細記錄並報告上級和有關衛生部門。
　　樓　　梯
　　（一）電梯發生故障停留空中時，乘客按響緊急呼救鈴後，大堂值班員立即通知保修人員迅速修理，同時用電梯內對講機善言安慰被困乘客，請其耐心等待，切勿自行開啓電梯門，以免發生危險。
　　（二）勸喻用電梯搬運物件者，不可超重，防止造成事故。
　　（三）乘搭電梯人數過多時，應維持秩序，指導分批搭乘，以免超載發生危險。
　　（四）住戶應留意，切勿讓幼兒單獨搭乘或進入電梯，以免發生危險。
　　（五）保安值班員時刻注意閉路電視、警惕壞人惡意破壞電梯或梯內設備。
　　（六）經常清除電梯門路軌內積存的垃圾，以免影響梯門開關。
　　（七）如發現電梯有震盪、不正常的聲音或電梯有損壞時，應即通知保修人員進行修理。當修理人員到達時，管理員應詳述電梯不妥之處，以便研究毛病，一切詳細情況，必須詳細記錄送管理處。
　　（八）狂風暴雨時，如發現機房頂或接近電梯的門窗有水滲入時，應即儘量阻止雨水流入電梯槽，暴風雨過後，必須根治漏水情況。
　　（九）凡有水滲入電梯，應即停止使用，以免觸電，並設法將電梯升高至較安全地方。
　　（十）電梯槽底有積水時，應即報告上級處理，同時研究水的來源，及早修理。
　　（十一）電梯機房鑰匙及電梯門鑰匙，除修理人員或保安消防人員外，任何人員不得使用。
　　（十二）電梯每年“年檢”一次，並取得年檢合格證。
　　（十三）沖洗走廊和樓梯時，勿讓水流入電梯內，以免損壞電梯設備。
　　（十四）火警發生時，勸喻住戶切勿乘搭電梯，因電梯可能隨時在半途停頓，將人困於電梯內，被困者可能因濃煙而致命。
　　（十五）經常檢查電梯機房是否有足夠的通風，溫度是否過高，氣窗玻璃是否完整。機房門須特別上鎖，加上“不準擅闖”之類告示牌。
　　（十六）電梯內求救警鐘、電風扇必須保持正常工作狀態，以免緊急時無法求救及導致窒息。
　　電力系統
　　（一）修理電器設備，應聘請持證的合格技師。
　　（二）應明瞭大廈各種電力供應的設備所在。如：大廈的電力總掣、用戶的電路分線、保險絲、消防電泵制、電錶及各水泵制等，並且明瞭其緊急開關的操作程序。同時必須購置後備保險絲、消防總制、電錶及各水泵制等，以備急修時使用。
　　（三）如部分用戶電力中斷，應由管理處派人檢查修理大廈供電系統，如屬住戶室內設備故障，應由住戶自行請人處理，管理處可提供適當協助。
　　（四）全座樓宇電力突然中斷，應先檢查大廈之總制是否正常，如屬於正常則與供電公司聯繫詢明情況。
　　（五）公共使用的電力設備，如電梯、總制走廊及電梯之電燈、水泵及消防系統之電線等應經常檢查，如有損壞或有過熱現象，應立即派人修理。
　　（六）接到供電公司通知停電時，應即貼出通告，清楚列明日期、時間及受影響的設備，如供水系統、室內電器以便住戶有所準備。公共照明、電梯不停，由大廈自備發電機供電解決。停電完畢後，貼出恢復供電通告，並檢查各系統是否恢復正常。
　　（七）經常檢查、保養弱電系統，如：大堂與客戶的對講系統和電梯監視系統必須完好正常運行。發現問題立即修理。
　　（八）在大廈出入口處，各大堂應備有充電式緊急照明設備，管理處亦應常備手電筒。
　　（九）大廈內的總制房、機房、及各層的電錶均應保持整潔，不得放置各種雜物。
　　（十）大廈供電系統由專業人員定期檢查保養，以保證安全正常的供電。
　　消　　防
　　（一）消防中心值班員必須熟練掌握消防中心各種設備的操作使用。並應熟悉其它消防設備的使用。
　　（二）組織大廈員工學習消防知識，熟悉和掌握各種消防設備的操作使用。組織員工進行消防設備的使用訓練，使其成爲大廈合格的義務消防隊員。
　　（三）值班人員（包括管理人員）須經常檢查防火設施和消防設備等，如有損壞和失效時，應立即修理和更換。
　　（四）利用通告、圖片等形式使住戶瞭解如何使用消防設施和消防設備，以備應急。
　　（五）每日上班時檢查天台、前後樓梯、走廊、走火通道等，千萬不可有阻塞情況發生。
　　（六）教育和制止孩童不要玩火和燃放煙花、爆竹等物品，避免引起火警。
　　（七）留意公用電線，如有破損或不符合規定時，應立即修理和更換。
　　（八）留意擅自將住宅改爲工廠的單位，尤其是原料與製品容易着火者，當發現住戶藏有大量易燃物品時，即刻查詢是否有特許證明和安全措施，沒有時，當即令其搬走（搬出大廈外），並儘快報告管理處和公司。
　　（九）勸告拜神的住戶小心燃點香燭，並制止住戶在走廊燃燒元寶、香紙等。
　　（十）切勿將防火門打開，以免萬一火警發生時，濃煙散播及火勢蔓延。
　　（十一）如發現某戶有濃煙冒出或火燒濃味，又無人開門時，如能及時撲滅，應儘快使用滅火器及消防設備撲滅。否則電“１１９”報案。
　　（十二）若發生火警，即電“１１９”報案，同時按動警鈴，通告住戶疏散，在安全的情況下，使用滅火筒或滅火喉設法搶救。
　　（十三）火警發生時，勸喻住戶切勿搭乘電梯。
　　（十四）報案時，必須清楚說明現場地址，報案人姓名及管理處電話。
　　（十五）所有消防裝置，應由認可的消防監察單位每年最少檢查一次。
　　中央空調及製冷設備
　　（一）中央空調技術性較強，必須掌握好溫度控制和調節，使其降溫適度。
　　（二）在炎熱的夏季裏，必須保證空調機的正常運行，適度的降溫，保證寫字樓職員舒適的工作環境。
　　（三）空調機、製冷機必須經常地檢查保養，發現問題及時進行修理保持其正常運行，不得影響寫字樓工作秩序。
　　（四）製冷人員必須由熟悉和掌握製冷原理和製冷機械操作規程及操作方法之專業技師操作。
　　（五）操作人員必須定期、定時檢查，發現異常迅速查明原因，進行修理，保證電動機、製冷機正常運行。
　　（六）要定期或不定期地查漏，隨時檢查，隨時修理，使機械正常運轉。
　　（七）發現如下情況之一，均必須停機查明原因，進行及時修理或更換機件：
　　１.發現電動機發出嗡嗡的響聲；
　　２.壓縮機發生敲擊聲和雜音；
　　３.發現因負荷過大而發出劇烈震動；
　　４.電動機、壓縮機轉速明顯降低；
　　　　水務及渠務
　　（一）瞭解樓宇內的供水系統，如：水管、水箱、水泵開關總制及分制等位置。
　　（二）應定期巡視水泵運轉是否正常，供水系統有無損壞，水箱是否清潔。必須定期安排清洗水池、食用水箱，每六個月清洗一次，以保持衛生。
　　（三）發現水管爆裂時，必須儘快關閉有關水管的水制。大喉爆裂，則將總制關閉，並及時發出通告告知受影響的住戶，同時立即安排水管工進行急修。
　　（四）要注意水箱的保養，預防破裂或生鏽，並且蓋緊水箱，以免滋生蚊蟲。
　　（五）如食用水或衝廁水突然中斷，應先檢查樓宇的供水系統是否發生故障，若一切正常，則致電自來水公司查詢原因，並請儘快解決。
　　（六）救火用的輸水設備，應經常檢查，如有損壞，應即修理。同時必須禁止使用消防水喉做其它用途。
　　（七）因住戶外出忘關水喉，致使大量食用水流出，無法通知戶主時，應及時關閉該戶的水管制，以阻止水流入鄰居和危害電梯。
　　（八）經常檢查溝渠及沙井是否通暢，清理渠道蓋上的垃圾，以防下雨時渠水受阻而水浸。
　　（九）屋宇牆外的公用水渠如有破裂，應即修理，以免污水流出影響公共環境衛生。
　　（十）樓宇底層溝渠發生臭氣傳出時，應即檢查修理。
　　（十一）若安裝或修理樓宇內供水系統設備時，應與自來水公司聯繫修理。
　　氣體燃料泄漏
　　（一）如發現氣體燃料泄漏時，應立即熄滅現場附近所有火源。
　　（二）打開泄漏氣體燃料單位及附近有關住戶的門窗，使樓宇空氣流通。
　　（三）切勿吸菸、點火、按動電鈴、電開關等任何電制及電器。
　　（四）管理員應立即關閉該單位系統的氣體燃料總制，阻止氣體燃料繼續泄漏，查找泄漏地點，迅速進行修理。必要時，用街外電話通知氣體燃料公司或撥“１１９”報警。
　　（五）“用手拍門”通知住戶氣體泄漏事件，請住戶關閉氣體供應制，打開門窗使空氣流通，並要求協助通知其它住戶實施上述一、二、三步驟。如情況嚴重，應通知住戶撤離現場。
　　樓宇結構及維修
　　（一）樓宇結構如被更改或破壞，對該樓宇的安全有重大影響時，管理員應予以注意，並向上級報告。
　　（二）如住戶擅自拆建牆壁、增開窗戶、或加建建築物，如外牆鐵籠、詹篷、平臺或在天台上加蓋小屋棚時，應予制止並向上級報告。
　　（三）天花板或外牆有漏水，應即通知單位上層及有關住戶修理。
　　（四）在巡邏時發現下列情況，應立即向上級報告並研究修理方案進行修理：
　　１.牆壁或天花板有明顯裂縫或石屎爆裂；
　　２.氣窗的玻璃爆裂；
　　３.樓梯邊的欄杆鬆脫；
　　４.防火門及消防設備損壞；
　　５.內外牆壁批蕩脫落。
　　（五）住戶安裝鐵的閘掩出走廊、阻塞通道，應予制止並報告上級。
　　停車場管理
　　（一）車管員必須認真執行停車場管理規定，禮貌待人，熱情服務，保證車輛安全，維護車場良好的行車秩序。
　　（二）車輛進場後，必須按指定位置停車、排列整齊，不得阻塞通道，認真檢查車型、車牌號，避免出現差錯。
　　（三）瞭解和掌握車主的車型、車牌號、姓名、年齡、職業、工作單位、居住樓居、座號等等，以便於識別。
　　（四）汽車、摩托車必須購買“車輛綜合保險”，便於丟失後，向保險公司索賠。未買“車輛綜合保險”的車輛，本車場不予停放保管。
　　（五）本停車場實行有償停車保管服務，必須嚴格遵守財經紀律，經濟手續清楚，做到錢、票相符，日清月結。
　　（六）嚴禁載有易燃、易爆和有毒有害物品的車輛進場停放保管，以免發生意外。如有車輛違反此規定進場時，應即令其開出車場，立即報告管理處或公安機關進行處理。
　　（七）車管員交接班時必須認真交接：如清點停車場內車輛多少時租車的停車計時票的張數、現金清點，並詳細登記（自行車則注意車票的號碼及張數，登記在交接登記簿上），雙方簽字負責。
　　（八）車管員值班期間發現可疑情況，立即報告班長或管理處，並注意其事態發展。交接班時叮囑接班人注意，並記錄在交接登記簿上，同時將其它需注意的事項必須記錄在登記簿上，以備查。
　　（九）車管員必須認真執行收費制度，堅持原則，不得徇私舞弊，如不開票停車或亂收費、不收費等等，一經發現定嚴肅處理。
　　（十）保持停車場內清潔衛生，每日必須清掃一次。
　　有關廉潔條款
　　（一）良好及有效的大廈管理工作有賴於住戶及業主的合作和各級管理人員的信心及支持。如各級人員都採取一種廉潔奉公的態度辦事，住戶和業主必會全力支持管理工作，使環境能進一步改善。因此各級管理人員均須有清政廉明的精神。
　　（二）凡受僱於大廈從事執行大廈事務者，包括管理員、保安員、清潔工人、修理人員、經理等人，均屬大廈的職員。故執行工作期間均受該工作須知的約束，不得索取或接受任何利益。
　　物業管理公司職能制度的制訂
　　職能制度的制訂主要是明確物業管理公司各部門的職責範圍。
　　１.辦公室的職責範圍
　　辦公室是總經理領導下的綜合管理部門，負責行政、人事和檔案文件管理等工作。其職責範圍是：
　　（１）學習、研究黨和國家的方針、政策，貫徹落實領導的指示；深入基層調查研究，努力掌握第一手資料，爲總經理的工作決策提供可靠的依據。
　　（２）負責公司工作計劃、總結、規章制度等各類文件的起草、審覈、打印、複印、分發和登記工作，做好印鑑的管理工作。
　　（３）負責公司級會議的籌備和安排，做好會議記錄，整理會議紀要，對會議決定的執行情況進行催辦和檢查。
　　（４）做好文書檔案和有關資料的管理工作。文書檔案包括公文的收發和保管，文印核稿，呈批、催辦、歸檔，調卷和保密工作。
　　（５）協助總經理處理日常工作，協調部門工作，監督各部門和管理處認真及時地貫徹公司的各項工作決策和指令。
　　（６）做好人事管理工作，保管好員工的檔案，根據需要做好勞動力的安排調配，員工的調入調出，並協助辦理好各項有關手續。
　　（７）做好公司的考勤統計工作及勞動工資的管理工作。根據政策做好員工的調資定級、統籌退休等各項工作，並負責辦理員工請假、休假的有關手續。
　　（８）負責公司員工的培訓工作，協同各部門共同抓好員工的思想素質和業務水平的培訓，積極開發人力資源，努力造就一支高素質的員工隊伍。
　　（９）負責公司的後勤管理工作。諸如辦公用品的購買、保管和發放；員工食堂以及醫務室的管理；車輛的調度、使用和維修保養工作等等。
　　（１０）完成領導佈置的其它工作。
　　２.財務部的職責範圍
　　財務部在公司總經理領導下，積極參與企業經營管理，負責公司的財務管理、會議覈算、物資管理等工作。具體職責範圍是：
　　（１）認真貫徹“會計法”，執行國家財經政策、法令，遵守各項資金收入制度，嚴格執行費用開支範圍的標準。
　　（２）正確、及時地核算和監督公司的財務狀況、經濟活動和經營成果，爲領導提供準確可靠的財務會計信息。
　　（３）加強計劃（預算）管理，認真編制財務計劃（預算）。
　　（４）加強經濟覈算，認真做好各項控制工作，節約費用，降低成本，多創利；加強財務分析，考覈各項經濟指標的執行情況，反映經營管理狀況，總結經驗，發現問題，促進公司改善經營管理。
　　（５）按照會計制度規定，切實做好記賬、算賬、報賬工作，做到手續完備、內容真實、數字準確、賬目清楚，日清月結，按期報賬，在規定時間內報送各款會計報表。
　　（６）按銀行有關制度規定，做好現金和支票的管理工作。遵守支票使用規定及銀行結算紀律，加強現金管理。對下屬各管理處經費的收支情況，經常進行檢查、監督和指導。
　　（７）根據國家財會制度精神，結合本公司實際，協助領導制定有關財務管理、經濟覈算、費用開支等具體辦法，並監督各部門實行。
　　（８）妥善保存會計檔案資料，接受財稅機關、上級主管部門和公司領導的監督檢查，及時提供財務資料，如實反映情況。
　　（９）充分發揮財務部在公司管理中的預測、計劃、控制、調節和監督的作用，促使公司不斷提高經濟效益和經營管理水平。
　　（１０）完成好領導佈置的其它工作。
　　３.公共關係部的職責範圍
　　公共關係部是物業管理公司負責溝通內外公衆聯繫的重要部門，通過協調方方面面的關係，在公衆中樹立良好的企業形象。其具體職責範圍是：
　　（１）建立信息網絡。負責收集公司內外部環境的各種信息，將經過分析評價的各種信息提供給公司總經理和各部門作參考，以提高經營管理的能力。
　　（２）監測公共關係。在雙向信息溝通的基礎上，處理好公司內外的各種公衆關係，如員工關係、住戶關係、社區關係、媒介關係、政府關係等。
　　（３）監測社會環境。企業是社會的有機組成部分，企業的每項活動及其生存、發展都受到社會環境的制約和影響。公共關係部必須不斷監測社會環境的變化，國家政策法令的變化，市場的變化，社會輿論的變化等等，使企業能及時適應這種變化。
　　（４）分析發展趨勢。公共關係根據對政策法令、社會民意、時尚潮流等重要外界因素的監測和分析，向企業預報有重大影響的近期或遠期發展趨勢；預測企業的重大行動計劃可能遇到的社會反應，使企業未雨綢繆，防患於未然。
　　（５）作爲公司的對外發言人，負責對外宣傳、溝通工作，樹立良好的企業形象。
　　（６）編寫並向有關傳播媒介散發新聞稿、照片和特寫文章；彙編有關的報刊目錄；拍攝、整理、保存資料圖片；設計、籌劃、監製公司各種宣傳品和贈品。
　　（７）保持與住戶的經常聯繫，負責編輯以住戶爲閱讀對象的報刊；接受住戶對公司的各種投訴和有關諮詢，對合理的要求及時通知有關部門，協助解決。
　　（８）作爲公司社會活動的代表，積極參與有關社會活動，並做好公衆來訪的各種禮儀接待工作。
　　（９）做好公司內部員工關係，調動員工積極性；編輯供公司員工閱讀的報刊，組織其它各種形式的內部傳播工作；安排公司員工的各種康樂活動。
　　（１０）處理突發事件和危機事件。
　　（１１）完成領導佈置的其它工作。
　　４.工程部的職責範圍
　　工程部工作是物業管理公司經營管理的基礎工作，通過對房屋及其附屬設施的養護維修，確保物業正常使用。其具體職責範圍是：
　　（１）根據房屋及其附屬設施的實際情況，制定物業管理總體方案，編制養護維修計劃，報總經理審批後組織貫徹實施。
　　（２）全面負責房屋及其附屬設施的維修保養，保證物業的正常使用。
　　（３）全面負責樓宇各種機電、消防、供水供電設備的養護與維修工作，保證各種設備始終正常運轉。
　　（４）定期檢查樓宇各種設施設備技術狀況，分析存在問題，及時提出維修解決辦法和制定維修方案，方案確定後，組織貫徹實施。
　　（５）根據春備夏、秋備冬的原則，每年搞好春秋中間期和冬夏送冷送暖期的設備檢查和維修。提前制定維修和檢驗方案，安排好人力和物力，保證工作需要。
　　（６）房屋及其設施設備如發生突發事件，工程部必須全力以赴投入搶修工作，直至恢復運行和正常使用。
　　（７）協助管理部門做好住戶房屋的監督、檢查工作。
　　（８）參加新入夥樓宇工程的驗收，提出其有關設施增補改造方案。
　　５.管理部的職責範圍
　　管理部要落實公司關於物業管理的有關決定、決議，有計劃、有步驟地完善樓宇及住宅區的各種配套設施，管理好所管物業的環境衛生、園庭綠化、消防安全、治安保衛等，爲住戶提供一個安全、舒適、清潔、寧靜的工作和居住環境。其具體職責範圍是：
　　（１）根據政府和上級領導有關達標條件，制定優質樓宇管理和文明住宅小區計劃，並組織實施。
　　（２）協助工程部進行新接管物業的驗收、移交工作。
　　（３）負責住戶對房屋裝修申請的審批、監督、檢查工作。
　　（４）負責物業環境衛生、園庭綠化、消防安全、治安保衛以及車輛管理等工作，並督促檢查各管理處做好這些工作。
　　（５）協助解決接管物業的遺留工程問題，負責處理有關違章裝修、違章建築等問題。
　　（６）完成領導佈置的其它工作。
　　６.服務部的職責範圍
　　服務部主要是根據住戶的需要，爲住戶提供全方位的服務。其具體職責範圍是：
　　（１）牢固樹立全心全意爲住戶服務的思想，凡是住戶需要的，都要儘量予以滿足。
　　（２）建立健全本部門的規章制度和服務規程，重視員工培訓工作，建立一支高素質的員工隊伍。
　　（３）設置各類綜合代辦服務項目，協助制定收費標準。
　　（４）建立信息庫，及時瞭解住戶要求，並能及時提供相應的服務。
　　（５）完成領導佈置的其它工作。
　　７.發展部的職責範圍
　　發展部要堅持公司一業爲主，多種經營的原則，立足所管理的物業，面向社會、靈活運用各種資金，投資開發週期短、效益高的項目，增強企業的實力。具體職責範圍是：
　　（１）在市場調查的基礎上，積極慎重做好新項目的可行性研究報告，爭取做到開發一個，成功一個。
　　（２）以承包、出租、自營等方式搞好住宅區內商業網點和文化體育設施，做到既方便住戶，又增加企業收入。
　　（３）根據實際情況，積極開辦新企業，如清潔管理公司，電腦電器服務公司，裝飾公司、車輛維修部，花木服務部等等。
　　（４）提供物業信息諮詢服務和物業中介服務，開展物業評估工作。
　　（５）定期向總經理彙報下屬各企業或承包單位的經營情況。
　　（６）完成領導佈置的其它工作。
　　８.管理處的職責範圍
　　管理處是物業管理公司的派出機構，負責某一指定的物業管理。具體職責範圍是：
　　（１）貫徹執行國家的有關政策、法律、法令和公司的各項規章制度。
　　（２）負責管理所轄物業的日常業務，糾正各種違章行爲，爲住戶創造一個優美整潔、方便舒適、文明安全的工作和居住環境。
　　（３）樹立住戶至上的觀念，及時爲住戶提供各種優質服務。
　　（４）協助公司工程部對物業進行養護和維修，確保其正常使用。
　　（５）積極配合公司服務部、發展部在所轄物業區域開展的各種工作。
　　（６）向住戶宣傳黨的方針政策，協助公安部門和居委會做好安全防範和計劃生育工作。
　　（７）調查研究，深入瞭解住戶對管理服務工作的意見，處理住戶對管理服務工作的投訴，重大問題報請公司管理部或公司領導處理解決。
　　（８）完成領導佈置的其它工作。
　　物業管理公司崗位制度的制訂
　　崗位制度的制定主要是明確物業管理公司所設各種崗位的職責規範，它規定了某一崗位對從業人員的基本要求，包括基本素質，應知應會，崗位職責，工作量規範等方面。
　　下面是深圳物業管理公司制訂的“房屋管理員崗位規範”，僅供參考。
　　深圳市房屋管理員崗位規範
　　房屋管理員是屋村管理處管理住房的基層管理人員，負責一定地段（片或幢）的房產管理。爲使房屋管理員明確自己的崗位職責和本崗位必備的應知應會，掌握本崗位的技能，提高管理水平和管理效率，更好地爲居民服務，特制定本規範。
　　（一）房屋管理員的基本素質
　　房屋管理員所擔負的住房管理工作政策性、專業性強，要求高，因此，屋村管理員必備以下基本素質：
　　１.政治思想素質
　　房屋管理員必須堅持四項基本原則，熱愛社會主義，認真學習政治理論和黨的方針政策；積極參加各項社會政治活動；秉公辦事；堅持原則，廉潔奉公，不以權謀私；具有全心全意爲人民服務的思想，遵紀守法，嚴格要求；作風正派，團結同志，虛心好學；熱愛集體，愛護公物。
　　２.文化、專業素質
　　根據幹部“四化”標準，房屋管理員必須具備高中畢業（包括職業高中、技術學校畢業）以上文化程度。
　　房屋管理員必須受到房屋管理專業訓練，持有專業管理部門頒發的《房屋管理員崗位合格證書》方可上崗擔負房屋管理工作。房屋管理員要刻苦鑽研專業知識，掌握本崗位必備的應知應會和專業技術，不斷提高專業水平。
　　３.職業道德素質
　　房屋管理是一項服務性很強的工作，房屋管理員的工作直接影響住戶的安居樂業，因此，房屋管理員要有較高的職業道德素質。
　　（１）房屋管理員必須樹立“五愛”思想。“五愛”。即：愛房產——熱愛房地產行業；愛住戶——對住戶充滿愛心；愛崗位——熱愛房管員崗位；愛服務——熱心爲住戶排憂解難；提高服務質量；愛信譽——愛護房地產行業和本單位的聲譽，在住戶中樹立良好的行業和企業形象。
　　（２）要刻苦學習和鑽研房產管理工作的知識與技能。一個合格的房屋管理員既要有爲住戶服務的思想，更要具備過硬的服務本領，刻苦學習和鑽研專業技術是房屋管理員職業道德素質的基本要求。
　　（３）文明管理。房屋管理員的工作是一項“窗口”工作，直接關係到政府和行業的形象，特別是深圳經濟特區，涉外房產多，房屋管理質量的優劣直接影響國家的聲譽和對外開放。因此，特區房屋管理員必須做到文明管理。其具體要求是：主動熱情，優質服務，急住戶之所急，想住戶之所想，爲住戶提供方便，經常幫助和照顧不方便和有困難的住戶解決困難；語言謙虛；儀態端莊；給住戶親切感。必須做到“四個不講，五個不能”，即“不講低級庸俗的口頭語；不講不三不四的髒話；不講諷刺挖苦話；不講與管理無關的閒話”；“不能冷淡；不能刁難；不能取笑；不能訓斥；不能報復住戶和顧客”。要懂得一些國外和港、澳、臺的禮節和禮貌語言；在工作中衣着打扮和氣質風度要端莊、整潔、給業主（住戶）美的感受。
　　（二）房屋管理員崗位“應知應會”
　　１.應知
　　（１）屋村管理的宗旨和原則；
　　（２）本管理處所管房屋的棟數，總面積，總戶數；
　　（３）本人管理地段（片、幢）內房屋總棟數、總面積、總戶數；
　　（４）本人管理範圍內住戶的家庭基本情況，包括：戶主、年齡、職業、工作單位、家庭人口、人口結構、住家電話。
　　（５）本人管理範圍內居民構成基本情況，包括：本市居民、外國人、華僑、港澳、臺灣人士、內地居民、臨時住戶各多少、業主（或租戶）所屬社會階層和經濟狀況；
　　（６）本處房屋產權歸屬情況，包括：福利商品房、微利商品房、集資房、單位房、市場商品房、涉外商品房有多少；
　　（７）本管理處範圍內各類使用性質的房屋有多少，包括：住宅、商業辦公、公共項目用房以及其它用房；
　　（８）房租、管理費和各種規費的收費標準；
　　（９）政府主管部門和本單位制定的房產管理各項指標，包括：租金、管理費、規費收繳率、住戶投訴率和投訴處理率、供電和應急發電率、生活供水率、電梯運行率、中央空調工作率、房屋完好率、維修工程優良率等。
　　（１０）本管理處範圍內公共道路綠化面積有多少平方米，上下水總管道有多少米，鋪設位置、排污、檢查井各有幾個，位置，化糞池有幾個，位置，供水、供氣、供電總閘在哪裏；
　　（１１）本管理處範圍內有幾個泵房，幾部電梯，多少備用發電機，有多少臺生活水泵，消防水泵；
　　（１２）本管理處範圍內高低壓電站、室內室外消防栓有多少個，路燈，樓梯燈有多少盞；
　　（１３）火警、匪警、居委會、派出所電話號碼。
　　２.應會
　　（１）能看懂房屋平面圖，會丈量面積，會計算房屋建築、使用居住面積；
　　（２）懂房屋結構，會住房驗收方法和質量標準；
　　（３）會編制簡單維修計劃和維修、保養工程產量計算；
　　（４）懂房產檔案資料的整理、歸類、編目、存檔以及檔案資料保管常識和變更修改技術；
　　（５）會簽定房產管理合同，包括租賃合同、買賣合同、清潔合同、園林保養合同、維修養護合同、裝修合同等，要熟悉經濟和行政法律程序，能參與訴訟；
　　（６）會看電錶、水錶，能發現電線路、供水管一般故障；
　　（７）懂園庭綠化的基本知識，會美化環境，懂得樹木、花草的養護知識；
　　（８）懂得發生火警、颱風、盜竊等緊急事故的應急措施；
　　（９）會處理來信來訪和寫工作總結；
　　（１０）要會調查研究，會擬調查、訪問提綱，會作調查訪問筆記，會寫簡單的調查報告；
　　（１１）具有一定的組織能力，會宣傳、發動、組織住戶參與住宅區管理和開展住宅區內各項公益活動，會合理組織管理各種技術工人進行房屋維修，養護，園林綠化的種植和養護、衛生、環境的清潔，基礎設施的維修，消防設施的保養，還要會組織搞好住宅區治安，違章清理。
　　（三）房屋管理員的崗位職責
　　房屋管理員在本管理地段（片、幢）內行使房屋和居住環境管理，向屋村管理處主任負責，其崗位職責是：
　　１.負責宣傳貫徹執行國家有關房地產法規以及黨和政府有關房地產方針、政策；
　　２.負責管理３００至５００個住宅單元。以下情況負責３00個住宅單元。
　　（１）初級房管員；
　　（２）住房分散；
　　（３）住房質量和基礎設施較差；
　　（４）出租房比例較大。
　　３.掌握自己管理地段（片、幢）內住房基本情況包括：
　　（１）住戶的戶數，各住戶家庭人員，戶主姓名，職業及工作單位；
　　（２）房屋產權歸屬及其變更情況；
　　（３）房屋租賃及租金情況；
　　（４）房屋結構及質量狀況。
　　以上情況須做到隨問隨答並與實際相符。
　　４.負責房產管理資料的收集、彙總、歸檔、變更修改、利用和上報工作。
　　５.負責制訂管理地段（片、幢）內的房屋保養維修初步計劃，並組織實施各項房屋及樓宇的維修任務，驗收維修質量並籤具驗收報告，作好維修記錄登記和維修後回訪；維修投訴率不超過５‰。
　　６.熟悉和掌握管理地段（區、幢）內的基礎設施和配套設施的基本情況並負責實施管理、使用、保養和維修，對管理範圍內的上下管道的鋪設位置，各種井、池的位置要熟記，隨時可查找出來，基礎設施管理、維修投訴率不超過８‰。
　　７.負責管理地段（片、幢）內的居住環境和衛生的管理和監督；制定管理地段內的植樹種花、種草及美化環境計劃，並組織實施；宣傳、發動教育住戶愛護衛生，監督、協助居委會、環衛部門及時打掃和清理垃圾，保證住宅區無鼠、無蠅、無臭，使居住環境達到美化、靜化、淨化、環境衛生投訴率不超過１％。
　　８.負責房屋租金、管理費和各項規費的收繳，每月房租收繳率的９８％以上，每月管理費收繳率９５％，各種規費的收繳率90％以上。
　　９.搞好居民來信來訪接待，認真處理住房管理中的居民投訴，每一個投訴均須有回覆並及時處理。大問題三天內有回覆，五天內處理；處理來信、來訪和投訴必須有文字登記，並定期整理存檔和上報。