公文辦理 寫作指導

收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。
一、主送本機關的文件，抄送本機關的重要文件，以及注有密級的簡報、資料等，均應統一進行登記。
二、來文可按辦件、閱件進行分類。辦件一般包括上級機關對本機關的指示、通知，下級機關的請示、報告，同級機關需要答覆的來文。閱件一般包括抄送文件、簡報、資料和不需要本機關辦理的其他參閱文件。
三、需要辦理的公文應根據來文內容，分送給有關部門辦理或送領導人批示後辦理。需要送領導人批辦的公文，承辦人應提出具體的擬辦意見，領導人對公文如何辦理應作出明確批示。緊急公文應明確承辦期限。文書部門應根據時限要求對承辦單位和承辦人進行督促催辦，以防止拖延積壓或漏辦。
四、抄送件、簡報、資料等閱件，屬一般的可分送給有關部門閱存，重要的應送有關領導人傳閱。
五、需要傳閱或批辦的公文，承辦人應根據文件規定的閱讀範圍或領導批示，安排傳閱或批辦，領導人之間不宜直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。
第二十二條 發文處理。
一般包括擬稿、審覈、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。
一、草擬公文的要求：
(一)要符合國家的法律、法規，符合黨和政府的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，應儘量與原來的有關政策相銜接，並加以說明。
(二)行文所依據的事實要確實，行文的指導思想和解決問題的主要意見、原則、方針、措施要明確，辦理事項的時間、地點、範圍、原因、理由要交代清楚。
(三)根據行文目的和內容，確定適當的公文種類，要注意區分請示與報告、通知與函。
(四)草擬文稿應根據行文目的與公文種類，構思公文的層次結構，選擇適當的文字，力求層次分明，結構嚴謹，文字樸實精煉，書寫工整。引用公文應註明引文的時間、機關、標題和發文字號。使用簡稱時，應先用全稱，並在括號中註明簡稱稱謂。要使用規範的漢字。公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者內，一般用漢字書寫。同一公文中，數字的使用應前後一致。
(五)草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙。公文稿紙一般爲十六開、橫寫。其欄目一般包括主辦機關、發文範圍、擬稿人、核稿人、簽發人、發文字號、祕密等級、緊急程度、印刷份數等。
二、公文審覈。文稿在送領導人審批簽發前，應由有關業務部門負責人或祕書部門負責人進行審覈。
審覈的重點：
(一)是否需要行文，行文的名義、公文種類是否適當；
(二)文稿內容與法律、法規以及上級機關的有關規定是否一致，與本機關發過的公文是否銜接；
(三)依據的事實是否充分、確實，政策、措施和要求是否明確具體、切實可行；
(四)處理程序是否完備，涉及其他部門的問題是否協商一致，行文關係及公文格式是否條例規定；
(五)文字敘述是否符合文法的邏輯，標點符號是否正確。
審覈時如發現有不妥之處，必須進行修改。屬於重要的原則性問題，應退回原承辦部門修改。不必行文的，應送有關領導人批准後通知原承辦部門或人員。
三、公文簽發。各級國家行政機關發出的公文，應由機關領導人簽發；重要的或涉及面廣的，由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。有的公文(如會議通過的公文等)，可由祕書長或辦公廳(室)主任根據授權簽發。聯合行文，應由行文機關的主要領導人分別在同一稿件上籤發。機關領導人簽發公文，要在“簽發人”欄內寫明具體意見和簽署姓名、時間，不要以劃圈代替簽發。
四、草擬、修改、審覈和籤批公文，要用鋼筆、毛筆或檔案圓珠筆。
五、公文簽發後付印。印件頁面要美觀大方，符合公文格式。裝釘要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。
六、公文校對以原稿爲準，重點校對文字和格式，非承辦入不得擅自改動原文，如對內容有疑問或發現錯漏，應請承辦人予似覈對。
七、蓋印。監印員應根據領導人的簽發和應發份數蓋印。鉛印公文一般由專門機要印製單位用機器套印。委託其他單位套印公文時，應指定專門人員現場監印。
八、公文的祕密等級，應根據公文的內容和印發範圍，由承辦人提出建議，簽發人覈定。
九、上一級機關的發文，除絕密或註明不准翻印的外，經下一級機關的祕書長或辦公廳(室)主任批准，可以翻印、轉發。翻印時要註明翻印的機關、時間和份數。
第六章立卷、銷燬
第二十三條 公文辦完後，機關文書部門應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。
立卷的範圍：本機關工作活動中形成的重要文件、會議文件、會議記錄以及反映本機關職能活動需要立卷的有關材料(包括照片、錄像帶、錄音帶、電腦軟盤、出版物)等。
第二十四條公文立卷應以本機關形成的公文爲重點，根據公文形成的特徵、相互聯繫和保存價值分類進行整理，保證齊全、完整，正確反映本機關的主要工作情況，便於保管、查找和利用。
第二十五條 立好的案卷，應按照有關規定，定期向檔案部門移交。個人不得保存應存檔的公文。
第二十六條沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑑別和主管領導人批准，可以銷燬。銷燬祕密公文要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不錯銷、漏銷。