國家行政公文寫作格式 寫作指導

1 範圍
　　
　　 本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
　　
　　 本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關可參照執行。
　　
　　 使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
　　
　　2 引用標準
　　
　　下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成爲本標準的條文。本標準出版時，所標版本均爲有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
　　
　　gb/t148－1997 印製、書寫和繪圖紙幅面尺寸。
　　
　　3 定義
　　
　　 本標準採用下列定義
　　
　　3.1 字word
　　
　　 標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。
　　
　　3.2 行line
　　
　　標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離爲一基準行。
　　
　　4 公文用紙主要技術指標
　　
　　 公文用紙一般使用的紙張定量爲60g/m2~80g/ m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度爲85％～90％，橫向折度≥15次，不透明度≥85％，ph值爲7.5~9.5。
　　
　　5 公文用紙幅面及版面尺寸
　　
　　5.1 公文用紙幅面尺寸
　　
　　 公文用紙採用gb/t148中規定的a4型紙，其成品幅面尺寸爲210mm×297mm，尺寸允許偏差見gb/t148。
　　
　　5.2 公文頁邊與版心尺寸
　　
　　 公文用紙天頭（上白邊）爲：37mm±1mm
　　
　　 公文用紙訂口（左白邊）爲：28mm±1mm
　　
　　 版心尺寸爲：156mm×225mm（不含頁碼）
　　
　　
　　
　　6 文中圖文的顏色
　　
　　 未作特殊說明公文中圖文顏色均爲黑色。
　　
　　7 排版規格與印刷裝訂要求
　　
　　7.1 排版規格
　　
　　 正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。
　　
　　7.2 製版要求
　　
　　 版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
　　
　　7.3 印製要求
　　
　　雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標bl100％，紅色油墨應達到色譜所標y80％，m80％。印品着墨實，均勻；字面不花、不白、無斷劃。
　　
　　7.4 裝訂要求
　　
　　公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位爲兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離爲3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90o，無毛茬或缺損。
　　
　　8 公文中各要素標識規則
　　
　　本標準將組成公文的各要素劃分爲眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統稱訓眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
　　
　　8.1.1 公文份數序號
　　
　　 公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
　　
　　8.1.2 祕密等級和保密期限
　　
　　如需標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，祕密等級各保密期限之間用“★”隔開。
　　
　　8.1.3 緊急程度
　　
　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
　　
　　8.1.4 發文機關標識
　　
　　由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲80mm。
　　
　　發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀爲原則酌定，但是最大不能等於或大於22mm×15mm。
　　
　　聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。
　　
　　8.1.5 發文字號
　　
　　發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編爲001），不加“第”字。
　　
　　 發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
　　
　　8.1.6 簽發人
　　
　　上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人後標全角冒號，冒號後用2號楷體字標識簽發人姓名。
　　
　　如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅反線與之的距離爲4mm。
　　
　　8.2 主體
　　
　　8.2.1 公文標題
　　
　　 紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
　　
　　8.2.2 主送機關
　　
　　標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

　　8.2.3 公文正文
　　
　　 主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
　　
　　8.2.4 附件
　　
　　公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。
　　
　　8.2.5 成文時間
　　
　　 用漢字將年、月、日標全；“零”寫爲“o”；成文時間的標識位置見8.2.6。
　　
　　8.2.6 公文生效標識
　　
　　 單一發文印章
　　
　　單一機關制發的公文在落款處不署發文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
「 1」 「 2」 「 3」 「 4」 「 5」

　　
　　 當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
　　
　　 當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
　　
　　 聯合行文印章
　　
　　當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
　　
　　當聯合行文需加蓋3個以上印章時，爲防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
　　
　　 特殊情況說明
　　
　　當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
　　
　　8.2.7 附註
　　
　　 公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。
　　
　　8.3 版記
　　
　　8.3.1 主題詞
　　
　　 “主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。
　　
　　8.3.2 抄送
　　
　　公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
　　
　　8.3.3 印發機關和印發時間
　　
　　 位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3 號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期爲準，用阿拉伯數碼標識。
　　
　　8.3.4 版記中的反線
　　
　　 版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。
　　
　　8.3.5 版記的位置
　　
　　 版記應置於公文最後一頁（封四），版記的最後一個要素置於最後一行。
　　
　　9 頁碼
　　
　　用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白以後的頁不標識頁碼。
　　
　　10 公文中的表格
　　
　　公文如需附表，對橫排a4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼錶頭在訂口一邊，雙賈碼錶頭在切口一邊。
　　
　　公文如需附a3紙型表格，且當最後一頁爲a3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應爲空白，將a3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後一頁（封四）上。
　　
　　11 公文的特定格式
　　
　　11.1 信函式格式
　　
　　發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離爲30mm，推薦使用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處爲一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處爲一條武文線（上細下粗），兩條線長均爲170mm。每行距中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。
　　
　　11.2 命令格式
　　
　　命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發佈的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他從本標準相關要素說明。
　　
　　11.3 會議紀要格式
　　
　　會議紀要標識由“××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準規定。
　　
　　12 式樣
　　
　　a4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯合行文公文末頁版式見圖5；聯合行文公文末頁版式見圖6。
　　
　　注：圖片尺寸已縮成1：2。
　　(完)

　　附：新國家行政機關公文格式簡要介紹
　　
　　　　一、新《格式》的幾個主要特點
　　　　1、改變了名稱，確定了適用範圍
　　　　原《公文格式》（98版）稱爲《國家機關公文格式》，而新《公文格式》（99版）名稱改爲《國家行政機關公文格式》。確定了《國家行政機關公文格式》的適用範圍。保證了公文的統一性，名稱的變化不影響非國家機關的單位和部門採用該標準。
　　　　2、改變了公文用紙幅面尺寸
　　　　公文用紙的幅百尺寸是這次修訂主要調整的內容。原標準中，用紙採用16開型（260 mm×184mm）。新修訂的標準中規定一般採用a4型（297mm×210mm）這是公文新標準的最大特點。
　　　　3、實行了新的定位方法
　　　　在新修訂的標準中，爲使公文製作者能夠比較方便清楚地掌握標準。採用了比較通俗易懂的形式來確定公文中各要素的定位，即採用了“字“和“行“的概念,然後按定義的字和行確定公文中各要素的具體位置。同時，新標準將公文分爲眉頭、主題、版記三部分。並把各要素進行了歸類。
　　　　4、縮小了圖文區
　　　　新修訂的標準時，將左右白邊增加19mm,，天頭地角增加了45mm。這樣的版心製作公文一方面爲領導閱示發文留有相對寬餘的批示空間,另一方面也使公文更加美觀。
　　　　5、增加了內容
　　　　新修訂的標準在原標準的基礎土增加了一些內容，主要有：公文的排版規格、印刷要求、裝訂要求、公文中表格的處理。還增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、會議紀要格式。增加新內容的出發點就是從開始製作到最後形式公文的全過程能夠有統一的依據。使公文製作的水平和質量有較大提高。
　　　　6、提高了公文的防僞性
　　　　公文具有法定效力，目前社會上僞造公文招搖撞騙的犯罪活動時有發生。新標準對公文防僞性做了一些硬性規定。例如：不得出現空白印章;不得再使用“此頁無正文“、空白頁不標識頁碼等等。這樣不給別有用心僞造公文可乘之機，從格式上維護了法律地位，是新標準最顯著的特點之一，也是掌握和執行新標準時特別注意的一個重點。
　　　　7、有利於計算機的處理
　　　　新標準主要目的有兩個,一個是行政機關公文格式達到規範和統一，提高公文製作的水平和質量，二是有利於辦公自動化的實現。
　　　　二、“文件式“公文的格式變化
　　　　1、尺寸的變化
　　　　上行文：凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲80mm，也就是說發文機關紅頭上邊緣至上頁邊爲37十80=117mm。
　　下行文:凡用於平行文或下行文的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲25mm，也就是說發文機關紅頭上邊緣至上頁邊爲37+25=62mm。
　　　　2、各標識中部分要素變化
　　　　發文字號：凡是上報的公文，發文字號一律在紅線上方左側，左空1個字，簽發人右空1個字，發文字號與簽發人同處在紅反線上同一行。
　　　　3、增加的要素標識
　　　　①新標準中增加了發文的保密期限，按照國家保密局的要求，在密級後標註保密期限，中問用“實心五角星“隔開。如“絕密空一個字實心五角星6個月“。根據國家機密保密期限規定，如不標識保密期限，就等同於“絕密“爲三十年，“機密“爲二十年，“祕密“爲十年。
　　　　②上行文應當註明簽發人、會籤人姓名，其中“請示“性公文在“附註“處註明聯繫人姓名和電話。
　　　　4、公文格式中應注意的幾個問題
　　　　①上行文的標識位置及文頭。
　　　　②上報公文必須註明簽發人或會籤人姓名。
　　　　③除“會議紀要“和以電報形式發出的外都應加蓋印章。
　　　　④聯合上報公文,主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。
　　　　⑤除兩個以上機關聯合行文外,任何公文的落款處不落髮文機關名稱,下發的公文標題一般冠發文機關名稱。
　　　　⑥公文中不得出現空白印章(指三個以上聯合行文)。
　　　　⑦印章要與正文同處一版面,如不處在同正文一百,應採用縮短或加寬行距、字距辦法解決,不得使習“此頁無正文“字樣。
　　　　⑧公文如有空白頁，不標頁碼。
　　　　三、特定公文的格式變化
　　　　1、信函式公文格式
　　　　發文機關標識用全稱，但不加“文件“二字，發文機關名稱上邊緣距土頁邊的距離爲30mm，用紅色小標宋體字(20mnm×14mm)，發文機關全稱下4mm處爲一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm 處，爲一條文武紅（上細下粗）,兩條線均爲170 mm，每頁排22行,每行居中排28個字,首頁不顯頁碼。其他各要素的標識方法均同“文件式“公文格式標識（發文文號、祕密等級和緊急程度標識在紅線下右或左項格標識）。
　　　　2、命令格式
　　　　發文機關名稱加“令“組成,不能用簡稱,用紅色標識。命令標識上邊緣距版心邊緣爲20mnm,下邊緣空2行居中標識令號〈用黑體字〉,令號下空2行標識正文;正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章,簽名章右空2字標識簽發人職務。簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他要素均同“文件式“公文格式相同。
　　　　3、會議紀要格式
　　　　發文機關用紅色小標宋體字，位置用“文件式“發文機關標識方法一樣，即距版心上邊緣25mm,不加蓋印章。