合同管理系統成功案例

一、企業概況

中原的物業管理業務在xxxx年在北京建立，並在1996年已經拿取北京市的“物業管理資質合格證書”，然後在2002年成為一家獨立的外資專業服務公司，主要負責中原在國內的物業管理服務工作。中原物業主要引用國際和香港的物業管理概念，並根據國內不同地方的市場情況而全面推行日常的物業管理工作，中原擁有多年的物業管理經驗，服務範圍廣泛而全面。現時的物業管理業務約有 50%在北京，其它的管理專案和客戶分佈在瀋陽、哈爾濱、大慶、青島、天津、鄭州、太原、石家莊等地方，為了開拓不同的市場，在天津市和瀋陽市也成立了物業管理分公司。

二、專案簡況

中原物業於20xx年應用友為合同管理平臺，實現各地專案於總部之間的申請、審批互動；實現了雙方的資料共享；功能模組包括：合同申請、審批、備案、付款、催費、收款、法務處理，平臺基於組織架構，應用規模較大，包括集團總部、北京區分公司、瀋陽分公司、牡丹江分公司、海城分公司等。

三、面臨的問題和挑戰

隨著集團發展，企業在中國各大城市和香港地區擁有多個分公司和分部，每個分部有很多物業專案在執行，專案中各種業務的批示需要總部領導進行審批和確認，處理業務量大，資料難以彙總統計和管理，因此需要一個電子平臺來協助合同管理，力爭為客戶提供專業的金牌物業管理服務。

友為物業合同管理解決方案

1、線上合同/協議書申請

通過瀏覽器訪問合同管理系統後，線上填制合同/協議書。平臺提供已提供合同的格式，使用者只需補充剩餘資訊即可，合同填制過程中可以將對方公司營業執照、相關資質、特種經營許可證、分包簡報、分包選聘表、安全生產責任書等相關檔案上傳，為合同提供更加詳細的相關資訊。可線上申請月付型、季付型、半年付型、一次性支付型、分期型、無明確金額型等型別的合同、協議書。如果合同有續簽，隨時可以線上發起續簽審批請求，相關合同資訊可以相互關聯，方便追溯查詢。

2、線上合同/協議書審批

為了實現線上審批，在調查了企業合同審批情況後，在友為合同管理平臺中根據實際業務建立了多條合同審批流程，今後，無論是集團人員還是分部人員，無論在司辦公還是出差在外，都只需通過登入平臺，線上對合同/協議書進行審批。例如為住宅事業部建立合同審批流程，當合同申請提交後，專案經理收到審批請求，於是進入系統審批合同，審批完後，將自動流轉到事業部經理併發送審批申請（Email）和通知（系統內部訊息），事業部經理收到請求或訊息，對合同繼續審批，審批完後，流轉到法務部經理、再到財務總監、再區域總經理，最後直至合同審批完成。

3、線上合同/協議書備案

線上備案，及時更新合同的狀態。

4、線上進行合同付款申請

將合同的付款納入線上管理，通過領導審批的方式來決定是否進行，待業務領導和財務人員全部審批通過後才可付款。

5、業主糾紛線上登記

針對與業主之間的糾紛，需要公司法務進行處理，各地專案通過系統進行相關登記和申請，包括強制執行申請、請示申請、催費業務資訊單、專案律師信、專案立案訴訟單、匯款明細登記等。

四、應用效益

1、協同辦公、增強了集團內部協作

應用友為合同管理系統平臺後，實現集團通過電子平臺進行合同處理，有效利用了資源，提高了處理合同的能力和效率。例如，當業務部門提交了一個合同或付款請求，通過審批流程，使所有相關專業人員和審批領導參與其中，正所謂“術業有專攻”、“集百家之長”。

2、合同到期預警、糾紛處理，降低了集團管理風險

合同到期預警、資質證件預警提醒合同管理者及時執行並跟蹤合同的最新情況，此外，律師信、專案立案訴訟等為解決合同糾紛提供幫助，降低了風險也就減少了企業的損失。

3、統計分析、合同檢視，提供了集團決策依據

合同管理平臺擁有較強的統計分析功能，在“合同一覽“中提供了所有合同的型別、相對方、開始時間、到期時間、合同金額、合同狀態等資訊的展示，並支援匯出到電子表格中；在“收款報表”中，展示所有合同的收款情況；在“催費報表”中展示客戶的所有催費記錄，根據這些記錄，從而為集團決策提供依據。

中原物業在應用友為合同管理平臺之前，原來有很多的其他業務申請通過sharepoint進行管理，但是由於此沒有審批流，用起來很不方便；應用友為合同平臺後，客戶通過友為合同管理流程平臺自行擴展出了很多深度應用，實現了申請從前到後的審批流程。

通過友為合同管理平臺，實現了物業公司與業主之間糾紛相關檔案的律師申請過程，法務資料資訊的共享化，報表及時彙總，為領導決策提供資料依據。