OA認知的演講稿

OA在國外叫做，OA是Office Automation的簡寫，是現代利用電腦進行全自動的辦公,目的是提高效率。

OA在中國又叫做Office Action(審定，審定通知行爲)的縮寫，是國家知識產權的審查意見書的英文翻譯。

1、OA基本概念

OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的範疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計

廣義講，對於提高我們日常工作效率的軟硬件系統，包括打印機、複印機以及辦公軟件都是可以成爲OA系統。

狹義上講，OA系統是處理公司內部的事務性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統。

　2、協同OA定義

協同辦公(OA)軟件就是採用Internet/Intranet技術，以“工作流”爲引擎、以“知識文檔”爲容器、以“信息門戶 ”爲窗口，使企事業單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息採集、信息處理，爲企業的管理和決策提供科學的依據。

在基礎OA的應用上，可供企事業機構自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識目錄架構、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。

(工作流(Workflow)，就是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現”。)

　3、協同管理定義

在協同OA的應用基礎之上，以增強型的工作流爲引擎、融合知識管理套件、並加入更廣泛的日常業務工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個方面就是要實現信息的協同、業務的協同和資源的協同，企業的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業運作的基本要素，協同管理將這些資源整合在統一的平臺上。

總結而言，協同管理的本質就是打破資源(人、財、物、信息、流程等)之間的各種壁壘和邊界，使它們爲共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標。

OA由來和發展歷程

基本界定OA系統以後，我們再回顧一下OA系統在我國的發展脈絡。

1）中國的OA系統起源於政府的公文和檔案管理。由於計劃經濟體制的影響，政府對企業的管理出了依靠法律、法規之外，還有大量的行政指令和指示。企業在進行許多決策的時候，也經常需要向主管的政府部門請示彙報。另外，當時的政府官員和企業領導經常是你來我往難以分辨，並且存在着比較嚴格的對應關係，即企業領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業應用紅頭文件就比較自然。此時的OA系統的特點：以公文處理、檔案管理爲核心的辦公管理系統，其實辦公其實就是辦文。

2）隨着企業的介入，也有一定的發展，加入了很多企業的特性，例如，OA現在強調的知識管理，強調了業務流程的整合。主要功能的收發文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、後勤管理、簡單的人事管理等。解決了企業中存在的層級結構，傳統的辦文程序，從文件起草、審閱、會籤、簽發、下發到歸檔、借閱等各個環節，存在流程複雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由於在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是採用先進的計算機和網絡技術，不僅將辦文內容電子化，而且實現整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。

辦公自動化的發展經歷了五個階段：

從PC機加上個人辦公軟件實現的文字處理是第一個階段，這個階段大概在20世紀80年代到90年代初，大家主要是實現文字處理，就是單機的辦公自動化；

第二個階段是局域網的出現，局域網和關係數據庫實現了文件共享、信息共享，這個應該在90年代；

第三個階段，即在21世紀初期，這個階段的特點是以羣件技術爲基礎、以協同工作和知識管理爲目標的辦公自動化。

第四個階段，即協同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統作爲整個組織內部信息化的入口，相對於外部門戶（互聯網網站），與組織內各個業務系統進行集成，數據集中展現。

第五個階段，也就是移動化階段。隨着3G移動網絡的發展，OA進入了移動化階段。移動OA使得辦公人員可以在任何時間任何地方使用OA，同時也引入了基於GPS的考勤、現場信息採集、移動審批等等移動功能，把OA應用推向了新的額高度。

1、第一代OA

以email、個人office辦公軟件處理爲核心，個人來處理日常工作，在組織內缺乏很好的溝通渠道。

2、第二代OA

主要是以傳統的收發文管理，檔案管理爲主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨立，這樣的功能也可以用內部網站的形式實現。這些功能對於企業沒有實際的大的幫助。

而開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶羣。這類產品價格比較低，尤其是這類產品開發成本比較低，對軟件公司的要求也不高。但是這類對企業沒有起到實際的使用價值。

3、第三代OA

第二代的OA產品在功能上加強了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強。他的功能還是相對對立，尤其是與企業的業務還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問：這樣的辦公自動化到底解決了什麼問題？企業用了辦公自動化到底解決了什麼問題。

實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統之間的關係。同時我們也不能忽略技術的影響。因此我們需要第三代的OA系統。

4、第四代OA

當我們的目光移開辦公自動化系統，我們就會發現，在企業除了辦公自動化系統之外，還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統。由於大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統然後再進入另一個系統，並且發現數據常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統的企業絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統，但很少集成。也有少數企業採用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業鳳毛麟角，也可能正在產生之中。

4、協同管理

針對"信息孤島"、"應用孤島"和"資源孤島"，協同管理最主要的三個方面就是要實現信息的協同，業務的協同和資源的協同。協同管理理念主要體現爲三大基本思想，即"信息網狀思想"、"業務關聯思想"和"隨需而應思想"。

"信息網狀思想"：

企業中的各種信息都是存在着聯繫的，例如費用報銷，這筆費用是什麼時間花的，爲哪個項目花的等等這些都是與報銷單相關的信息。如果這些關聯的信息被封存在不同的數據庫或應用平臺中，審批者就只能得到簡單電子化的報銷單而無從獲得更多的信息以支持決策。協同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張"信息網"，每個信息節點之間依靠某種，或某幾種業務邏輯關係進行關聯，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕鬆自如的穿梭在這張信息網中並獲取自己關心的信息。在協同管理平臺中，審批者可以從這張報銷單開始，迅速瞭解各種關聯信息，包括費用花費的時間、地點、金額，並進而瞭解這筆費用花費後的項目進展情況，總體預算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的瞭解，而協同管理無疑提供了這樣的可能性。

"業務關聯思想"：

一個形象的比喻，現代化企業就象一臺不停運轉着的精密機器，企業的各個業務環節就象是機器上的各個部件，任何一個部件出了問題就會對整臺機器的運轉造成影響。從表面上來看，企業的業務被分爲各個業務環節並歸屬於某個部門或某個人員負責，事實上這些業務環節之間有着千絲萬縷的關係，更爲重要的是他們都必須爲企業的共同目標而運作。例如一個客戶會，會涉及到客戶名單（銷售部業務）、市場宣傳資料和方案（市場部業務）、相關物資領用或採購（行政部業務）、發票和費用（財務部業務）等。關注某個或某些業務環節的傳統軟件由於無法對其它的業務環節進行統籌管理，因而企業就不得不在多個應用軟件之間切換以保證同步運作。而協同管理平臺則可以對這些業務環節進行充分的整合並納入統一平臺進行管理，任何一個業務環節的動作都可以輕鬆"啓動"其它關聯業務的運作，並對相關信息進行及時更新，從而實現業務與業務之間的平滑鏈接。

"隨需而應思想"：

企業的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業運作的基本要素。協同管理將這些資源整合在統一的平臺上，並通過網狀信息和關聯業務的協同環境將它們緊密的聯繫在一起。然而要進一步實現對這些資源的協調和優化，很重要的一點就是這些資源能夠隨着企業的某個目標或者某項事務而被靈活的組織起來並進行協作，爲這個目標或事務"各司其能"併發揮最大的價值，換言之，也即各種資源能夠隨企業的需要而及時的響應並突破各種障礙實現一致性協作。例如人與人之間的協作，在企業的每

個角落裏每天都在發生着。在協同管理平臺中，人與人之間的屏障被打破，並可被隨時調動起來組成跨部門、跨企業、跨地域的"虛擬團隊"。比如說一個項目的進行，隨着項目的建立，各個部門的有關人員都可被加入到項目團隊中，甚至可包括企業外聘的專家、相關客戶、合作伙伴等。爲統一目標而設的"虛擬團隊"成員可以共享項目信息、被分配各自的任務、接受項目經理的監督、相互之間就某個問題進行探討、參加網上的項目會議等。當然在這樣的例子中，"虛擬團隊"不光包含了人，還包含了財、物等資源，例如會議室、項目資料等。而在協同管理平臺中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到並集合到一起，並實現它們之間通暢的溝通、協調，從而保證目標的達成。

總結而言，協同管理的本質就是打破資源（人、財、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們爲共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標。